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XG股份有限公司进口矿采购业务内部控制问题研究
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  • 论文字数:57590
  • 论文编号:el2021071511234722458
  • 日期:2021-07-19
  • 来源:上海论文网
本文是财务管理论文,但仍存在一些问题,第一,进口矿采购计划控制不合理;第二,采购业务机构设置复杂,人员配置不合理;第三,物资进厂验收形式不规范;第四,外币资金退汇监督管理力度不强。针对存在的问题,本文分析了具体原因并提出了针对性的改进建议。第一,不断完善各项管理规章制度,在具体业务中让员工有章可循,有章必循。积极引进专业人才,构建完善的风险评估体系;第二,加强内控制度培训,提高员工内部控制意识,明确岗位职责;第三,重视管理信息系统开发的顶层设计,实现信息实时共享,将付款审批与会计控制落到实处;第四,公司应完善进口矿采购业务的绩效考核体系,加强货币资金集中管控,减少管理“盲区”。但是,采购与存货管理、生产投料使用和商品销售等业务紧密联系,需要公司其他部门和人员的联动和配合。由于本人水平和精力有限,本文主要着眼于进口矿采购业务内部控制现状的研究,没有深入探讨采购与其他部门的相互协调配合,对XG公司进口矿采购业务实际流程的理解还有待加强,针对现有问题提出的改进建议还有待于实践进行检验。希望在以后的工作中,随着理论知识的丰富和实践经验的积累,对进口矿采购业务有更加深入的研究。

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1引言

 

采购业务是指企业支付货币资金向供应商购买材料物资、物品与服务的交易活动。各行各业都不可避免地会涉及到采购业务,且购买品种都带有自身行业特点。因此各品种采购业务内部控制中出现的问题也存在差异。本文研究思路如下:XG股份有限公司是集矿石采选、钢铁冶炼、钢材轧制等于一体的省属国有钢铁公司,自有铁矿难以满足生产需要,对进口铁矿石依存度较高。全球钢铁产能过剩,贸易摩擦加剧,进口矿采购业务受到极大冲击。国家推动供给侧改革、行业进入去产能阶段,同质竞争激烈。作为基础原料品种,进口矿采购业务内控制度设计是否合理及是否执行到位决定着公司的生存与发展。面对严峻的宏观经济环境和竞争激烈的行业态势,XG股份有限公司应积极转变观念,制定出一套真正符合自身生产经营实际并有利于企业可持续发展需要的进口矿采购业务内部控制制度。本文从XG股份有限公司进口矿采购业务流程出发,发现具体环节内部控制流程中存在的问题,分析原因,并针对性地提出改进措施。有效帮助企业结合自身生产经营特点,不断完善进口矿采购业务内部控制制度,提升效益。本文主要采用的研究方法是案例分析法,包括文献分析和案例研究两方面。第一,文献分析法。收集阅读与内部控制理论和采购业务内控的相关文献,了解国内外的内部控制研究现状,理解健全和完善采购业务内控制度对企业的重要性。第二,案例研究法。

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2进口矿采购业务内部控制的理论概述

 

2.1内部控制的定义与要素
从图2-1可以看出,目标与内部控制构成要素间存在着直接关系,企业实施者通过有效执行由五要素密切配合构成的控制过程,实现企业目标。⑴控制环境。具体包括员工的诚信和道德价值观、胜任能力、管理层理念和经营风格、董事会及审计委员会、组织机构、权责划分、人力资源政策与实务等。作为基础,它对内部控制的运行和效果影响重大。风险评估。是指识别和分析与实现目标相关的风险,并采取相应的措施加以控制。这一过程包括风险识别和风险分析两个部分。风险识别应梳理辨识外部因素和内部因素。风险分析则涉及估计风险的重大程度、风险发生的可能性、确定风险应对策略等。对于预算内的采购项目,根据市场变化、预算执行进度办理请购手续;对于超预算和预算外的采购项目,应履行采购预算调整程序,经具备相应审批权限的部门人员审批后,再办理请购手续。并归类汇总,编制请购计划。实地调研XG公司进口矿采购业务流程,依据“公司概况及进口矿采购业务内部控制现状——存在的具体问题及原因分析——针对性地提出改进完善措施”的思路,结合具体业务中存在的各类风险,发现公司进口矿采购业务内部控制流程中存在的问题,分析原因,并探究改进完善的具体措施。
财务管理论文范文
内部控制框架图

 

2.2进口矿采购业务内部控制的目标和原则
该环节的主要风险包括:缺少进口矿采购申请制度,请购审批不当或越权审批;对采购业务风险评估不足,市场趋势预测不准,造成矿石库存短缺积压、影响企业生产有序进行或采购资金过度占用。主要控制措施包括:第一,使用进口矿部门应根据生产计划并结合实际消耗水平,核实场地现有库存量后,及时、准确地编制本部门的需求预算。第二,建立进口矿采购申请制度,设置专门的请购部门,配备专门人员并明确职责权限,细化请购和审批程序。第三,进口矿请购部门审核使用部门提出的需求预算。第四,采购部门根据请购计划和现有进口铁矿石库存情况,统筹安排采购计划,经具备相应审批权限的人员按规定的程序审批通过后,作为企业刚性指令严格执行。主要措施有:第一,分析研判铁矿石市场走势,根据已制定的矿石采购计划选择确定具体的采购方式。第二,建立多种方式相结合的采购定价机制,提高采购性价比满足企业生产所需。如采取与矿石直供商签订长期采购协议、公开招投标采购以及询比价等方式。第三,选择确定供应商后,双方应对采购合同的具体条款(包括采购方式和价格)进行协商,明确双方权利、责任和义务,并按规定权限经审批后签订采购合同。因进口矿采购数量和金额均较大,且直接面向国际市场,业务相对复杂。除采购部门外,公司还可组织法律、技术、财务等部门人员参与商务谈判,必要时可聘请外部专家参加相关工作。第四,建立严格的进口矿采购合同执行过程管理制度,全程记录,确保责任明确并可追究。

 

3XG股份有限公司进口矿采购业务内部控制现状............................................21
3.1XG股份有限公司概况.............................................................................21
3.2XG公司进口矿采购业务内控流程及关键控制点.................................27
4XG公司进口矿采购业务内部控制中存在的问题...........................................36
4.1请购审批与编制计划环节中存在的问题...............................................36
4.2选择供应商与合同管理环节中存在的问题...........................................38
4.3物流运输与验收环节中存在的问题.......................................................40
5XG公司进口矿采购业务内控问题的原因分析................................................45
5.1请购审批与编制计划环节内控问题原因分析.......................................45
5.2选择供应商与合同管理环节内控问题原因分析...................................47
5.3物流运输与验收环节内控问题原因分析...............................................50

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6XG公司进口矿采购业务内部控制流程改进建议

 

6.1请购审批与编制计划环节内控流程改进建议
完善请购审批制度,在制度内设置合理的权利、义务及责任,能使员工准确地预测到自己行为和努力的结果,通过规范员工的行为,调动员工的积极性;能有效降低进口矿请购审批与编制计划的随意性,为企业管理人员与员工创造规范有序的工作环境,最大限度地满足职工公平感的需要;能保障进口矿采购业务有序化、规范化运作,降低采购成本,提升企业整体效益。XG公司应理顺进口矿采购业务的请购审批流程,完善适合本业务的请购审批规章制度。让具体经办人员有章可查,有章可循,避免业务过程中单位间的低效扯皮。重点应关注以下几点:⑴细化进口矿请购计划并编制采购计划立足请购计划,采购业务部门根据合理的采购提前期、库存量,细分资源来向,准确编制进口矿采购计划。公司总部管理部门——市场管理部,应密切关注进口矿市场,根据采购部门上报的具体采购计划核实各品种采购价格,交公司财务部审核,不断调整平衡确定采购所需的资金,经公司逐级审批后形成正式采购计划,下发进口矿采购部门具体执行。进口矿采购业务的内部控制问题属于钢铁企业强化管理的研究范畴。如何高效构建该业务的管理组织架构、规范经办人员行为以及在业务过程中实现信息有效沟通是企业应重点关注的问题。现代组织理论为钢铁企业优化进口矿采购业务的内部控制流程设计指明了具体方向。
财务管理论文格式
1997-2018年铁矿砂及其精矿进口额

 

6.2选择供应商及合同管理环节内控流程改进建议
完善风险控制培训体系,营造良好的企业文化氛围,提高员工学习的主动性、风险意识和危机意识,让员工充分认识到风险控制的重要性。通过采取竞争上岗、明确岗位职责等手段规范员工行为,让其将自身利益和企业整体利益紧密相联。⑴采取切实措施,提高人员风控意识加强进口矿采购业务关键控制点上的内部控制制度建设,在提高业务人员的专业技术水平的同时,重视风险防控知识的培训,增强员工风险意识,并能准确识别、评估并积极应对各类风险,保障进口矿采购业务活动合法、合规。⑵明确岗位职责,不相容岗位相互分离A国际贸易公司应增设市场管理科,与采购业务科室分离。加强对进口矿内贸资源供应商及合同定价的管理,明确各岗位职责,规范业务流程如下:第一,业务科填写“内贸资源招标项目申请表”,逐级审批通过;第二,市场管理科根据内贸资源的具体采购要求编制招标文件和公告;第三,市场管理科做好投标人标书的签收、记录和保管工作;第四,市场管理科建立评标专家库制度。封闭式评标,确保评标过程公平、公正,并形成详细记录。第五,市场管理科形成评标报告,由参与部门联合签署,报上级领导审批通过后,公示中标的供应商名称及结果,并发出中标通知书。

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结束语

 

作为基础性行业,钢铁行业不仅和国内经济形势密切相关,而且还深受国际经济形势影响。近年来,中美贸易战加剧,进口矿采购直接面向国际市场,业务风险不断加剧;同时我国钢铁行业正处于结构性调整和转型升级阶段,同质化竞争激励。如何提高企业管理水平,有效防范风险,实现高质量发展成为钢铁企业面临的首要课题。进口矿采购作为大型钢铁公司生产经营的重要环节,加强内部控制能有效防范采购风险,降低采购成本,提升企业效益。公司治理理论指出在进口矿采购业务中建立良好的内部控制框架,能保证公司进口矿采购决策的有效性和科学性,实现公司治理目标,为企业优化进口矿采购业务内部控制提供了理论依据。随着现代信息技术的不断推广和应用,企业管理信息化环境相应改善。管理控制理论建议在企业内部建成高度融合的内部控制信息系统,积极采取财务和会计管理的基本控制手段,优化进口矿采购业务管理组织的等级制度,将控制活动和业务流程融为一体,提高内部控制效率,提升企业经营效益。为企业优化进口矿采购业务内部控制提供了具体途径。
参考文献(略)